手順が決まっていて、入力が揃っているなら、RPAや簡単なスクリプトから
Excelの関数やマクロで足りることもあります。仕組みが小さいほど、あとから直しやすくなります。
Office Automation
事務作業の自動化は、
事務作業の自動化は、
向く作業から始めます。
転記、集計、請求書の作成。毎月同じ手順で繰り返している作業は、仕組みにして任せられることがあります。5〜30名の会社で、手が回らなくなりがちな事務を対象にしています。
What fits
自動化できる事務作業と、
自動化できる事務作業と、
向かない事務作業。
自動化できるかどうかは、作業の中身ではなく、手順が決まっているかで決まります。
向いている作業
たとえば、受注内容をExcelの台帳へ写す、複数のファイルを月次の一枚に集計する、締め済みのデータから請求書をつくる、といった作業です。
向いていない作業
この場合は、自動化の前に手順を書き出すだけで、作業が軽くなることがあります。向かないと判断したときは、そうお伝えします。
RPA and AI
RPAとAIの違い。
RPAとAIの違い。
どちらから入れるか。
一般的な整理です。どちらが優れているかではなく、作業の形で選びます。
RPA：決めた手順を、そのまま繰り返す
パソコンの画面操作（開く、コピーする、貼り付ける、保存する）を、決めた手順どおりに繰り返します。同じ入力には、いつも同じ結果を返します。その代わり、手順にない状況や、画面の作りが変わったときには止まります。
AI：読んで、下書きをつくる
文章や画像、書式のばらばらな書類を読み取り、要約や下書きをつくります。手順を細かく決めなくても動く一方で、間違えることがあります。そのため、人が確認する前提で組みます。
書式がばらばらの書類や、文章を読む部分は、AIに下書きさせる
請求書の画像から項目を読み取る、問い合わせ文を分類する、といった部分です。確認と承認は人が行います。
最初に確認するのは、手順を言葉にできるか
言葉にできる作業はRPA、できない読み取りはAI、と分けると、どちらを入れるか迷いにくくなります。
Transcribe, tally, invoice
転記作業・エクセル転記・
転記作業・エクセル転記・
請求書作成を自動化する。
次の三つは、中小企業の事務でよくある作業を例にした一般的な説明です。当社の導入実績ではありません。
転記：入力を一か所にして、あとは写す
お問い合わせフォームやメールで届いた受注内容を、手でExcelの台帳に写している場合。入力する場所を一つにして、台帳への転記は仕組みに任せます。エクセル転記の自動化は、写す作業そのものより、入力元を一つに決めることが肝心です。
集計：複数のファイルを、月次の一枚にまとめる
担当者ごと、拠点ごとに別々のファイルで届く売上や経費を、毎月手でまとめている場合。ファイルの形を揃えれば、集計は自動化できます。形が揃わない部分は、AIが読んで下書きにします。
請求書：締めたデータから、下書きを作る
請求書作成の自動化は、締め済みの台帳から、取引先ごとの請求書を下書きとして作る形が基本です。適格請求書の記載事項（登録番号、税率ごとの合計など）は書式側で固定できます。内容の確認と送付は人が行います。
Why it stalls
RPAがつまずく理由と、
RPAがつまずく理由と、
つまずかない進め方。
RPAが中小企業で失敗しやすい理由は、技術よりも進め方にあります。
つまずく理由
- 手順が決まっていないまま、自動化を始めてしまう
- 画面やファイルの形が変わって止まったとき、直せる人がいない
- 作った人しか仕組みが分からず、属人化が別の形で残る
- 例外が多い作業まで、一度に自動化しようとする
つまずかない進め方
- 手間のかかっている作業を一つだけ選ぶ
- 手順を書き出し、例外を数える
- 小さく試し、人が確認しながら動かす
- 止まったときに誰が直すかを決める
- うまく回ってから、次の作業へ広げる
Our own operation
当社も、自分たちの事務を
当社も、自分たちの事務を
自動化して回しています。
当社は、買取店の出品代行を請け負っています。その中で、自社の集計や明細の作成を自動化して運用しています。使いながら、足りない所を直しています。
書いたのは、自社で運用している事実までです。他社の事務を自動化して効果が出た、という導入実績ではありません。数字での効果も、お約束しません。
Process
まず動くものを
まず動くものを
見てから、決められます。
STEP 130分
ご相談
手間のかかっている事務作業と、いまの手順を伺います。資料は不要です。オンラインで構いません。
STEP 23日
デモ
聞いた内容をもとに、動くデモをお見せします。ここまで無料です。
STEP 3数週間
完成まで
お見積りに合意いただいてから開発します。料金は個別にお見積りします。
AIシステム開発の進め方と同じです。AIシステム開発のページ
FAQ
よくあるご質問
事務作業の自動化は、何人くらいの会社から意味がありますか。
人数での線引きはありません。同じ作業を毎月繰り返しているか、その作業が特定の担当者に集中していないかで決まります。5〜30名の会社では、事務を一人が抱えている場合に、手間と引き継ぎの不安が重なりやすいです。
エクセルの転記を自動化するのに、システムの入れ替えは必要ですか。
必ずしも必要ありません。いまのExcelやスプレッドシートはそのままに、入力する場所を一つに決め、転記と集計の流れを整えることから始められます。作業の形によっては、入れ替えのほうが合う場合もあり、その場合はそうお伝えします。
RPAとAIは、どちらを先に入れるべきですか。
手順が決まっていて、入力の形が揃っている作業は、RPAや簡単なスクリプトから入れるのが基本です。書式がばらばらの書類や、文章・画像を読む部分は、AIが下書きをして人が確認する形が向きます。まず、作業の手順を言葉にできるかを確認します。
RPAの導入が失敗しやすいのはなぜですか。
多くは、手順が決まっていないまま自動化してしまうこと、画面の変更で止まったときに直す人がいないこと、一度に広げすぎることが原因です。一つの作業を選び、手順を書き出し、小さく試してから広げる進め方をご提案します。
請求書作成を自動化すると、人の確認は不要になりますか。
不要にはしません。台帳や締め済みのデータから請求書の下書きを作るところまでを自動化し、内容の確認と送付は人が行う形を基本にします。金額の間違いは取引先との信頼に関わるためです。
自動化に向かない作業は、断られますか。
向かないと判断した場合は、そうお伝えします。そのうえで、手順の整理や、事務代行として当社が作業を引き受ける形をご提案できる場合があります。
費用と期間はどのくらいですか。
ご相談30分、デモ3日、完成まで数週間が目安です。ご相談とデモまでは無料で、その後に個別にお見積りします。内容と規模によって大きく変わるため、一律の料金表は置いていません。見積りを見てから、進めるかどうかをお決めください。
Contact
まずは30分、
まずは30分、
お話をうかがわせてください。
手順がまとまっていなくても構いません。どの作業から手を付けるのがよいかを、一緒に整理します。ご相談・デモまで無料です。